Datenschutzhinweise über die Verarbeitung von Bewerber-, Kunden-, Interessenten-, Lieferanten- und Dienstleisterdaten | Stand: 08.05.2024

Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in der Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG. Zu den personenbezogenen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, Kontakt­daten, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Die zuständige und verantwortliche Stelle (Verantwortlicher) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die

Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG
Westerhaar 60
58739 Wickede (Ruhr) | Deutschland

Telefon: +49 (0) 2377 801 0
E-Mail: info(at)hillebrand-coating.com

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungs­berechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internet­seite.
Sie können sich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG wenden:

Thorsten Schröers | SAFE-PORT Consulting GmbH
c/ Datenschutz Hillebrand
Hülshoff-Straße 7
59469 Ense | Deutschland

M: privacy(at)safe-port.de

Ihre Datenschutzrechte

Ihre Datenschutzrechte sind in Kapitel III (Art. 12 ff.) der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (»DSGVO«) geregelt. Nach diesen Vorschriften haben Sie ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verar­beitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.

Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Sollten Daten unrichtig sein oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient über­wiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte uns oder unseren Datenschutzbeauftragten.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Inter­esse liegenden Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Inter­essen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,
• es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
• die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Im Einzelfall können wir auch Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen, soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Aus einer Nicht­einwilligung oder einem eventuellen späteren Widerruf einer Einwilligung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.

Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich gerne an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
M: poststelle@ldi.nrw.de | W: https://www.ldi.nrw.de

Entscheidungsfindung und Profiling

In den nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist grundsätzlich keine automatisierte Ent­scheidungs­findung gemäß Art. 22 DSGVO im Einsatz. Ebenfalls findet bei uns keine automatisierte Verar­beitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bewertung persönliche Aspekte (Profiling) gem. Art. 4 Nr. 4 DSGVO statt.

Weiterverarbeitung für andere Zwecke

Sollte die Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiter­verarbeiten als den, für den sie erhoben wurden, so stellen wir Ihnen vor dieser Weiter­verar­beitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informa­tionen separat zur Verfügung.

Informationen über die Verarbeitung von Bewerberdaten

Wir freuen uns, dass Sie sich für die Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.

Persönliche Informationen und personenbezogene Daten

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allge­meine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten, Fotos, etc.), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiter­bildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung über­mitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragsanbahnung und -abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Personenbezogene Daten werden im Bewerbermanagement zur Vertragsanbahnung von Beschäftigungsverhältnissen verarbeitet. Diese sind:

Persönliche Ansprache

Bewerberkommunikation, Kontaktaufnahme bei passenden Positionen

Geplante Beschäftigung

Abgleich zwischen Stellenanforderungen und Vorstellungen/Fertigkeiten der Bewerberin/des Bewerbers

Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit wir von Ihnen eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke eingeholt haben, ist die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig. Dies gilt dann für Ihre schriftliche Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Bewerbungsunterlagen in den Bewerber-Pool für die Besetzung von späteren Stellenangeboten.

Datenverarbeitung aufgrund Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, erfolgen. Unser Inter­­esse besteht dann in der Abwehr von Ansprüchen.

Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet und verarbeitet. Geeignete Bewerbungen werden dann an die Abteilungsverantwortlichen, beziehungsweise deren Vertretungsberechtigten für die jeweils offene Position weitergeleitet. Folgend wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewer­bungs­verfahrens benötigen.

Eine Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

Dauer der Speicherung

Eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt und eingewilligt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool über­nehmen. Hierüber würden Sie in einer separaten Mail informiert. Aus dem Bewerber-Pool werden die Daten nach Ablauf von einem Jahr gelöscht.

Sie werden über die Löschung Ihrer Daten nicht separat informiert.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen. Jedoch ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, sowie für den Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich. Bei Nicht-Bereitstellung ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie ein Vertragsabschluss nicht möglich.

Beschwerden im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess

Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während des Bewerbungsprozesses nicht unter Einhaltung der Datenschutzgesetze oder anderer einschlägiger Gesetze erfolgt ist, können Sie dieses auch über unsere Hinweisgeberschutzplattform anzeigen.

Informationen über die Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten

Persönliche Informationen und personenbezogene Daten

Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG erhebt und verarbeitet Informationen sowohl in Papier­format als auch in digitaler Form.

Zu diesen Daten können gehören:
Stammdaten (Name, akademischer Titel, Anschrift, Kundennummer, etc.)
Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.)
Rechnungsdaten
E-Mails

Die personenbezogenen Daten werden u. a. in dem von der Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG genutzten Kunden­verwaltungssystem gespeichert.

Zwecke der Erhebung und Verarbeitung

Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten, soweit es erfor­derlich ist, um vertragliche oder vorvertragliche Leistungen zu erbringen. Eine weitergehende Verar­beitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche vorrangige Rechts­vorschrift vorliegt.

Teilweise bedienen wir uns externer Dienstleister, um Ihre Daten zu verarbeiten. Diese Dienst­leister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Ab­schluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragsanbahnung und -abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Erhoben und verarbeitet werden hierfür Daten nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Soweit eventuell weitere Daten nicht unmittelbar für die Durchführung des Geschäfts-verhältnisses erforderlich sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens. Datenverarbeitung aufgrund Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Ein berechtigtes Interesse kann sich z. B. aus internen Organisations- und Verwaltungszwecken ergeben. Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grund­­rechte und Grundfreiheiten überwiegt.

Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen

Ihre persönlichen Daten werden an externe Stellen nur insoweit übermittelt oder offenbart, als dies durch eine Rechtsnorm vorgeschrieben, zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Ver­trages erforderlich ist, z. B. im Rahmen von Projekten an andere externe Projektbeteiligte. Auch von uns eingesetzte Dienstleister, z. B. zur Erbringung von IT-Leistungen, können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO Empfänger von Daten zu Ihrer Person sein.

Eine Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Geschäftsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erfor­derlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.

Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich z. B. aus steuerrechtlichen Vor­schriften oder möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechten und reichen für steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege bis zu zehn Jahren.

Im Übrigen werden die Daten für die Zeit nach Zweckerreichung nicht gelöscht, sofern dies noch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die regel­mäßige Verjährungsfrist beträgt für sonstige Ansprüche drei Jahre (§ 195 BGB), in den Fällen des § 197 BGB dreißig Jahre. Sofern ein Interessent sich gegen einen Vertragsschluss entschließen sollte, werden die Daten ebenfalls nach zwei Jahren (nach dem letzten Kontakt) gelöscht. Ein Interessent, ohne Interesse an einem Vertragsschluss, kann gegenüber dem Verantwortlichen gel­tend machen, dass seine Daten unverzüglich zu löschen sind, es sei denn, die in diesem Abschnitt vorge­nannten Gründe kommen zum Tragen.

Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Wir weisen darauf hin, dass im Falle der Nicht-Bereitstellung von personenbezogenen Daten bzw. im Falle Ihres Widerrufes die Erfüllung der (vertraglichen) Pflichten erschwert oder unter Um­ständen sogar unmöglich gemacht wird.

Informationen über die Verarbeitung von Lieferanten- und Dienstleisterdaten

Persönliche Informationen und personenbezogene Daten

Zu den verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, können unter anderem folgende Daten oder Datenkategorien zählen:

Personendaten (Name, Staatsangehörigkeit, Beruf/Branche, etc.)
Kontaktdaten (Adresse, Email-Adresse, Telefonnummer, etc.)
Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten
Finanzdaten (Bankverbindung, etc.)
Lieferantenhistorie

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Euro­päischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der aktuellen, geltenden Fassung und anderen relevanten Datenschutzvorschriften.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragsanbahnung und -abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, insbesondere im Rahmen unserer Bestellbearbeitung und Dienstleistungsinanspruchnahme. Weiterhin werden Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen von vorvertraglichen Beziehungen, verarbeitet.

Datenverarbeitung aufgrund Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Als berechtigte Interessen werden folgende Bereiche gesehen: zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Auseinandersetzungen.

Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Eine Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

Dauer der Speicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Einkommensteuergesetz (EStG), jeweils einschließlich der hierzu ergangenen näheren Rechtsvorschriften, ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Letztendlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Bereitstellung der Daten

Wir weisen darauf hin, dass im Falle der Nicht-Bereitstellung von personenbezogenen Daten bzw. im Falle Ihres Widerrufes die Erfüllung der (vertraglichen) Pflichten erschwert oder unter Um­ständen sogar unmöglich gemacht wird.